Durch die enge Integration dieser Funktionen mit den fachlichen Kanzleisoftware Anwendungsfunktionen ist die Einführung und Nutzung sehr einfach und schnell erledigt. Selbst wenn die Funktionen nicht genutzt werden, stören sie den Betrieb der restlichen LawFirm® Funktionen nicht.

die Anwaltssoftware LawFirm® ist damit (in der LawFirm® Professional Version) ...

die erste Anwaltssoftware mit einer integrierten Digitalen Sachbearbeitung
für die

Kanzlei ohne Papierumlauf (mit elektronischen Arbeitsmappen)

... mit der Möglichkeit des jederzeitigen Fernzugriffs (in der LawFirm® Enterprise-Version). Die Dateien in der elektronischen Akte werden nicht nur archiviert. Über Elektronische Arbeitsmappen mit Kurzverfügungen (Todo's), Prioritäten und Zielterminen/Fristen wird auch die Sachbearbeitung im bürointernen Workflow unterstützt.

Tipp: In der Broschüre "Digitale Sachbearbeitung -Teamarbeit mit Dokumenten und Aufgaben", die dem kostenlosen LawFirm®-Professional Testsystem beiliegt, finden Sie weitere Details zu diesem Thema - hier kostenlos anfordern...

(Bilder zum Vergrößern bitte anklicken)

Den aktuellen Kenntnisstand zur "beA-Karte" und zur Einführung des besonderen elektronischen Anwaltspostfachs (beA) durch die Bundesrechtsanwaltskammer haben wir hier... zusammengefasst. Diese Informationen werden immer wieder aktualisiert. (Infoblatt zum Download). Die komfortablen Dokumentverwaltungs- und Zusammenarbeitsfunktionen, die es in LawFirm schon seit Ende 2003 gibt, werden an das beA angeschlossen. Damit wird das beA für LawFirm Anwenderkanzleien nicht zu einem Zusatzaufwand, sondern durch die Automatiken bei der Zuordnung und Verteilung eingehender Nachrichten sogar zu einer Zeitersparnis führen.

Einer der wichtigen Zukunfts-Trends ist sicher die sich verbreitende Nutzung der Möglichkeiten des Internets für den Datenaustausch zwischen Anwälten/Kanzleien einerseits und der Justiz und sonstiger Behörden andererseits: unter den Begriffen "Elektronischer Rechtsverkehr" (Grundlage sind das "Justizkommunikations-Gesetz (JKomG)" sowie das "Gesetz zur Förderung des elektronischen Rechtsverkehrs (FördElRVG)") oder "Justizkommunikation" finden seit einiger Zeit verschiedene Entwicklungen statt:

• Aktuell: am 28.11.2016 hat die Bundesrechtsanwaltskammer (BRAK) für jeden Anwalt ein besonderes elektronisches Anwaltspostfach (beA) eingerichtet sollen. Nach der Übergangsregelung in §31 der "Rechtsanwaltsverzeichnis- und -postfachverordnung" (RAVPV) muss man Eingänge bis zum 01.01.2018 aber nur dann gegen sich gelten lassen, wenn man - z.B. durch Hinweise auf Homepage oder Briefkopf - seine Bereitschaft dazu erklärt hat. (Details unter der nächsten Überschrift weiter unten).
  Die rechtliche Grundlage dazu ist ...

• Das Gesetz zur Förderung des Elektronischen Rechtsverkehrs - wurde im November 2013 im BGBl. verkündet.

• Austausch strukturierter Daten im Mahnverfahren (EDA Mahnverfahren); nach dem 2. Justizmodernisierungsgesetz müssen Anwälte die Anträge auf Erlass eines Mahnbescheids schon seit dem 01.12.2008 in maschinenlesbarer Form einreichen. Dieses Verfahren hat sich gut etabliert und wird in LawFirm durch entsprechende Workflow-Unterstützung der Teamarbeit und durch weitgehend automatisierte Verarbeitung elektronisch eingehender Nachrichten der Gerichte unterstützt,

• Entwicklung von Standards zum Austausch strukturierter Daten (z. B. Informationen zu Beteiligten in einer Akte) unter Zuhilfenahme moderner Datenformate (XML / XJustiz),

• Verwendung des besonderen elektronischen Anwaltspostfachs (beA) bzw. bis 01.01.2018 des Vorläuferprogramms "Elektronisches Gerichts- und Verwaltungspostfach" (EGVP) zum Datenaustausch mit Gerichten - im EDA Mahnverfahren (s.o.), aber auch für Schriftsätze und Anlagen (wird immer weiter ausgebaut, derzeit allerdings bei vielen Gerichten noch im Pilotstadium und nur für einzelne Verfahrensarten). Wir empfehlen hierzu vorerst die Vorab-Kontaktaufnahme mit den relevanten Gerichten.

Die Teilnahme an diesen Verfahren ist für die Kanzleien mit verschiedenen Einstiegshürden bzgl. der Infrastruktur versehen (z.B. Anschaffung von Signaturkarten und Chipkarten-Lesegeräten, Umgang mit der teilweise umständlichen Bedienung der beA WebOberfläche bzw. des EGVP Programms). Durch die Pflicht-Einführung der beA Empfangsbereitschaft für Rechtsanwält/innen bis zum 01.01.2018 und die weiteren Regelungen im FördElRV Gesetz kann von einer flächendeckenden Verbreitung ausgegangen werden.

Kanzleien, die ihren internen Ablauf schon auf die elektronische Bearbeitung von Dokumenten umgestellt haben ("Kanzlei ohne Papierumlauf" mit der Digitalen Sachbearbeitung in LawFirm®), können dabei von der Beseitigung von Medienbrüchen sogar profitieren:

• das Scannen der Gerichts-Mitteilungen entfällt,

• die als Folge der internen Digitalen Sachbearbeitung ohnehin elektronisch vorliegenden Dokumente und Anlagen können gleich in dieser Form zum Versand konfektioniert und verschickt werden,

• der Versand und die Beantwortung der elektronischen Nachrichten unterliegen durch die Aufgabenüberwachung in LawFirm® einem verbesserten Controlling "auf einen Blick" (mit den MyLawFirm®-Infoleisten).

Auf andere - nicht so modern ausgestattete - Kanzleien kommt erheblicher Mehraufwand zu, da sie quasi als "externe Scan-Dienstleister" der Gerichte deren Aufwände übernehmen, ohne eigene Vorteile daraus zu ziehen.

Tipp: In der Broschüre "Digitale Sachbearbeitung -Teamarbeit mit Dokumenten und Aufgaben", die dem kostenlosen LawFirm®-Professional Testsystem beiliegt, finden Sie weitere Details zu diesem Thema - hier kostenlos anfordern...

Ein Highlight der Dokumentenarchivierung lag bei LawFirm® schon immer darin, dass mit LawFirm® geschriebene Dokumente automatisch eine 'sprechende' Bezeichnung erhalten, die die Registernummer der Akte sowie Hinweise Inhalt des Schreibens und den Adressaten enthalten (Beispiel für einen von automatisch LawFirm® erstellten Dokumentennamen: 95_00062_Mahnung_1__an_Hessinger_Leonhard.doc). Deshalb können mit LawFirm® geschriebene Dokumente auch direkt im Windows-Explorer sehr einfach gefunden werden (nach Akte, nach Datum, nach Inhalt und nach Adressat).
Weitere Besonderheiten liegen in der Unabhängigkeit vom Dokumentenformat (es können also auch z.B. Excel-Sheets, Powerpoint-Folien, Unterhaltsberechnungs-Dateien, Diktat- und Spracherkennungsdateien, gespeicherte Telefax und e-mails sowie Links zu Internet-Seiten zur Akte gespeichert werden)

Tipp: In der Broschüre "Digitale Sachbearbeitung -Teamarbeit mit Dokumenten und Aufgaben", die dem kostenlosen LawFirm®-Professional Testsystem beiliegt, finden Sie weitere Details zu diesem Thema - hier kostenlos anfordern...

·        Neue sehr einfache und vor allem praxisgerechte Möglichkeiten der Integration externer Dokumente in die elektronische Akte (Drag+Drop-Import, paketweises "Hinzu-"Scannen für große Dokumente, Übernahme von Suchergebnissen der besonderen LawFirm®-Search-engine)

·        Die neue LawFirm®-Dokumentenanzeige, die es ermöglicht, in den Dokumenten der elektronischen Akte zu blättern, so wie in einer Papierakte (unabhängig vom Format der verschiedenen Dokumente!)

·        Anzeige mit dynamischer Ordner-/Baumstruktur ohne fixes Einsortieren in feste Ordner – sehr wichtig für den Einsatz im Knowledge Management (Wissensmanagement, Know-How Verwaltung)

·        Die elektronischen Arbeitsmappen jedes Benutzers, die eine vollelektronische Organisation der Dokumentenbearbeitung  einschließlich Verfügungen und Fristen-Informationen (Workflows) ermöglicht  und damit die tägliche Suche und den Hin- und Hertransport von Akten und Dokumenten in der Kanzlei überflüssig macht

·        Jederzeitiger Gesamtüberblick über die anstehenden Dokument-Aufgaben mit den MyLawFirm Info-Leisten (Übersicht auf einen Blick, Navigation zur Bearbeitung mit einem Klick)

·        Die volle Integration der elektronischen Dokumente in die Termin-, Fristen-, WV- und Aufgabenverwaltung (es gibt also z.B. dokumentenbezogene Fristen-Einträge wie z.B. den Fristeneintrag zu einem Beweisbeschluss mit Anforderung von Zeugengebühren)

·        Die neue LawFirm®-Search-engine, mit der eine neuartige Suche nach Dokumenten auf Datenträgern (Festplatten, CDs, im Netzwerk etc.) möglich ist (u.a. Suche an mehreren Stellen gleichzeitig, mit mehreren Suchausdrücken zum Text-Inhalt, die formuliert werden wie in einer Internet-Suchmaschine und Vieles mehr)

·        Der Mobil-Export von einigen oder allen Dokumenten einer elektronischen Akte, die Mitnahme der Dokumente (zum Beispiel auf einem Notebook) zu einem Gerichts- oder Mandantentermin ermöglicht

·        Arbeiten mit allen Datenformaten bis hin zu Sprachaufzeichnungen / Digitalen Diktatdateien / Spracherkennungs-Sitzungen (für die Netzwerk-weite Zusammenarbeit als Diktat-Workflowsystem)

·        Arbeiten mit einer gemeinsamen Benutzer-Workflow-Oberfläche für alle technischen Quellen (Computerfax, E-Mail, gescannte Eingangspost, Digitale Diktat- und Spracherkennungs-Dateien, etc…)

Diese Kanzleisoftware Funktionen sind so ergonomisch gestaltet, dass sich die Benutzung nach kurzer Orientierung intuitiv erschließt und im Tagesbetrieb z.B. die Weiterleitung eines Dokuments an einen anderen Bearbeiter so einfach ist wie der Eintrag einer Wiedervorlage.

Berücksicht man, dass ein wesentlicher Teil der Arbeit in der Kanzlei dokumentenbezogen ist, so wird klar, dass in diesen neuen Funktionen der Anwaltssoftware der Schlüssel zu einer wesentlichen Vereinfachung der Arbeitsabläufe und zum Fortkommen in der Rationalisierung der Kanzlei liegt.

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• das Heraussuchen/Suchen der Akten zur Eingangspost entfällt
• der Transport der Post und Akten zum und vom Schreibtisch des Sachbearbeiters und zurück entfällt
• der Sachbearbeiter kann dokumentenbezogene Kurzverfügungen unmittelbar elektronisch an das Sekretariat übermitteln und deren Erledigung kontrollieren
• die Vollständigkeit von Fristen- und Termineinträgen zu Eingangspost wird elektronisch kontrollierbar
• Die Kosten von Kopien für Mandanten / für das Gericht etc. können drastisch reduziert werden, da der Laser-Ausdruck eingescannter Seiten nur einen Bruchteil der Kosten einer Kopie auf einem Kopierer (mit Wartungsvertrag) verursacht
• Die elektronische Akte ist an allen Arbeitsplätzen der Kanzlei jederzeit und auch gleichzeitig verfügbar - in Kombination mit der LawFirm® Enterprise-Version auch unterwegs / zu Hause / an anderen Standorten (über eine sichere VPN-Verbindung).
• Kurze Informationen aus den Akten, auch z.B. aus umfangreichen Strafakten, sind schnell ermittelt, ohne den Arbeitsplatz zu verlassen
• Die elektronischen Arbeitsmappen (z.B. die Posteingangsmappe des Anwalts oder die Verfügungsmappe des Sekretariats) sind zugleich aufgabenbezogene Arbeitslisten, die einen direkten Überblick über die offenen dokumentenbezogenen Arbeiten bieten (anders als ein 'Aktenstapel' auf dem Schreibtisch)

Dies sind nur einige Beispiele für die Rationalisierungseffekte der elektronische Akte in der Anwaltssoftware LawFirm.

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Ohne großen Umstallungsaufwand können damit die bisherigen Papier-Abläufe durch elektronische Abläufe in der Kanzleisoftware ersetzt werden.

Anders als man dies bisweilen lesen kann, ist es nicht in jedem Fall sinnvoll, die schon vorhandenen Akteninhalte komplett nachträglich einzuscannen. Die Hürde des 'Rückwärts-Scannens' und der damit verbundene Aufwand sollte keinesfalls die Nutzung der Rationalisierungsvorteile verhindern, die in jedem Fall mit der elektronischen Bearbeitung der jeweils aktuellen Akten-Dokumente ad hoc gewonnen werden können.

Da das Scannen am Arbeitplatz geschieht, können die Dokumente sofort - in einem Arbeitsgang - der betreffenden Akte zugeordnet und qualifiziert werden. Qualifizierung (und Indizierung) bedeutet, dass bereits beim Einscannen in einem Arbeitsgang in der Dokumentverwaltung der Inhalt des Dokuments näher bezeichnet wird. Bei den meisten Dokumenten (z.B. Beispiel: Beweisbeschluss, gegenerschriftsatz, Urteil etc.) kann dies durch einfache Auswahl eines Begriffs aus einem Rollbalken geschehen.

Geschickt ist ein Vorgehen, zunächst nur die jeweils aktuelle Post einzuscannen und später - aufgrund genauer Aufwand-Nutzen-Analyse - zu entscheiden, ob man auch alte Akteninhalte ganz oder teilweise nachträglich einscannen will.

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